Reunión inicial

La reunión de inicio del proyecto se parece mucho al proceso de afinar una banda de música antes de un concierto importante: permite establecer el tono adecuado y los elementos que aportarán al éxito de la empresa. Esta reunión es más conocida como Kick off Meeting, es un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todos los temas referentes al nuevo proyecto y dónde se establece formalmente su arranque.

Se debe tener cuidado en que está reunión no sea una reunión más en el plan del proyecto, pues se debe tener especial atención en esta ya que se convierte en la herramienta más poderosa para facilitar la comunicación en el nuevo proyecto y evitar convertir el proyecto en un proyecto problemático para sus interesados.

Aspectos relevantes para la reunión de inicio del proyecto

Una reunión presencial

La reunión de inicio preferiblemente debe ser presencial con el fin de tener un contacto visual con los principales actores del proyecto y así entender sus expectativas.

Preparar bien la reunión de inicio

Esta no es una reunión social, es la reunión más relevante del nuevo proyecto, dónde se deben establecer los modelos de gobierno. Durante la reunión de preparación es importante revisar toda la información disponible del nuevo proyecto para resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿Qué beneficios trae a la organización y al cliente?
• ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
• ¿Cuáles son las fechas críticas del proyecto?
• ¿Cuál es el coste del proyecto?
• ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
• ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión para tener en cuenta?

Además de disponer de la información para responder las anteriores preguntas, se debe tener claro el entorno en el que se va a desarrollar el proyecto y además identificar y conocer los interesados/afectados del nuevo proyecto.

Durante la reunión

Aunque el director del proyecto es quién debe liderar la reunión para presentar los puntos principales del nuevo proyecto, se debe tener cuidado y no dejar que la reunión se vuelva una reunión cerrada (un discurso), ya que se debe abrir el debate al resto de asistentes en algunos puntos relevantes para conocer de primera mano las expectativas de los asistentes y reducir al mínimo las incertidumbres que puedan haber.

La información que se debe compartir o definir en la reunión de inicio es la siguiente:

• Objetivo, misión y alcance del proyecto.
• Cronograma con los principales hitos del proyecto y los entregables que se van a producir.
• Los riesgos que se han identificado a la fecha.
• Equipo del proyecto y sus respectivos roles y responsabilidades dentro del mismo.
• Los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir.
• Establecer como se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
• Establecer los próximos pasos.

Después de la reunión

Se debe elaborar acta de la reunión y distribuirla a todos los asistentes dentro de los dos días siguientes a la reunión. Además, se deben dejar claros los compromisos y tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de la ejecución; estos compromisos son fundamentales para mover a la acción el proyecto después de la reunión.