Al iniciar un proyecto debe existir algún tipo de planeación previa, esta puede ser una documentación de la idea que se va a desarrollar, una formulación de la idea o proyecto o al menos la documentación de la necesidad de implementar el proyecto; teniendo en cuenta que uno de los currículos de esta aula trata sobre el análisis y formulación de proyectos TIC, en este currículo “Implementación de Proyectos TIC” se va a partir de la suposición de que se tiene un proyecto formulado acorde a las recomendaciones del currículo “Análisis y Formulación de Proyectos TIC”

Los documentos del proyecto

Documentos del proyecto

Los documentos del proyecto se deben ubicar y/o desarrollar desde el momento en el que el proyecto es aceptado o aprobado por la organización o patrocinador del mismo, estos documentos son:

Propuesta técnica

Es el documento orientador del diseño del proyecto, señala el contexto, define el problema y describe la población afectada y las áreas objetivo. La propuesta técnica debe identificar el objetivo general, los objetivos específicos, los entregables del proyecto y los indicadores. Esta propuesta también debe describir la estrategia del proyecto para lograr el impacto deseado, esta propuesta se convierte en un instrumento de comunicación del proyecto hacia los interesados del proyecto.

Acta de inicio

Un proyecto se inicia en el momento que se firma por las partes que desarrollan y financian el proyecto un documento que describe ampliamente el proyecto, define su alcance y contiene la información más relevante del proyecto, este documento normalmente recibe el nombre de acta de inicio y es el documento más importante del proyecto dada la información relevante que contiene y el carácter oficial que cobra para las partes interesadas.

Presupuesto

El presupuesto presenta los gastos previsto para las actividades propuestas en la propuesta técnica. Este debe comprender la estimación de costos de todo los bienes y servicios que se adquirirán en la ejecución del proyecto, además de definir un plan de compras alineada al cronograma general del proyecto.

Plan de monitoreo y evaluación

Es beneficioso para el proyecto definir un plan de monitoreo y evaluación, el cual se usará en la fase de implementación para evaluar los progresos, el desempeño y el impacto del proyecto. Este plan comprende la metodología que se usará para la recolección sistemática de la información dentro del proyecto y las revisiones periódicas que se realizarán a los proyectos y su desempeño.