Planes del proyectos

La planeación del proyecto está compuesta por procesos que se realizan para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.

El beneficio clave de la planeación de un proyecto consiste en trazar la estrategia y las tácticas para completar con éxito el proyecto, y así conseguir la aceptación y participación de todos los interesados.

Los principales planes del proyecto son los siguientes:

Plan para la dirección del proyecto

En este plan se define como se van a gestionar todos los planes secundarios del proyecto, por lo tanto en este plan integra los demás planes que se van a describir a continuación en esta lección. Basado en este plan es que el director del proyecto puede dirigir y gestionar el trabajo del proyecto, es la herramienta de planeación más importante para el director del proyecto.

Intercambio de ideas

Para desarrollar el plan para la dirección del proyecto se debe contar con la siguiente información o documentación:

• Acta de constitución del proyecto.
• Plan de gestión del alcance.
• Plan de gestión del tiempo.
• Plan de gestión de costos.
• Plan de gestión de la calidad.
• Plan de gestión de los recursos humanos.
• Plan de gestión de las comunicaciones.
• Plan de gestión de los riesgos.
• Plan de respuesta a los riesgos.
• Plan de gestión de adquisiciones.
• Plan de gestión de los interesados.
• Línea base de los costos.
• Línea base del cronograma.
• Línea base del alcance.

Estos planes y líneas base hacen parte de las buenas prácticas de gestión de proyectos del PMI.

Plan de gestión del alcance

Este plan define, valida y controla el alcance del proyecto. Este plan proporciona una guía y dirección de cómo se van a gestionar los requisitos del proyecto.

Para definir el plan de gestión del alcance es necesario realizar antes los siguientes procesos:

• Recopilar requisitos.
• Crear la EDT (Estructura de desglose del trabajo) del proyecto.
• Definir el alcance.

Plan de gestión del cronograma

Este plan establece las políticas, los procedimientos y la documentación para desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Además, define la forma en que se informará sobre las contingencias relativas al cronograma y la forma en que se evaluarán las mismas.

En este plan la información más útil y que se debe tener a la mando son las actividades del proyecto con su respectiva secuenciación, duración en tiempo y estimación de recursos que se van a usar en las mismas, así como la descripción de cada una de estas.

Plan de gestión de los costos

El plan de gestión de los costos describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos.

Plan de gestión de las comunicaciones

Este plan describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del Proyecto. En este plan se definen las herramientas de comunicación, el modelo de comunicación a usar y las líneas de comunicación del proyecto. Este plan es de vital importancia para la gestión del proyecto, ya que es la herramienta principal que facilitará el correcto flujo de información interno y externo al proyecto.

Plan de gestión de los riesgos

El plan de gestión de los riesgos describe el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.

El riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito especificado o potencial, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas.

Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquellos que han sido identificados y analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos.

Los riesgos en los proyectos de implementación de tecnología pueden aumentar si no se define correctamente el alcance, dado que las expectativas de los interesados pueden interpretarse diferente a lo que realmente se requiere; por lo tanto es necesario poner especial atención en la recolección de requisitos e identificar dicho riesgo.

Plan de gestión de las adquisiciones

El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo un equipo de proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutora. Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de los documentos de las adquisiciones hasta el cierre del contrato.

En este plan deben relacionarse todas las adquisiciones de bienes y servicios que se realizarán durante la ejecución del proyecto y para el proyecto. En este plan se documentan las decisiones de compra del proyecto, se debe especificar el enfoque e identificar los proveedores potenciales, este plan determina si es preciso obtener apoyo externo a la organización ejecutora del proyecto.